Gérer le réseau de transport de votre entreprise ressemble trop souvent à trouver la solution d’un Rubik’s Cube les yeux fermés. Avec autant d’éléments en mouvement (fret, transporteurs, suivi en temps réel, modes multiples), il faut jongler avec tous ces paramètres sans ralentir les performances ni faire exploser les coûts. C’est justement là qu’intervient VoxFret, un puissant système de gestion des transports (TMS).
1. Réduction des coûts opérationnels
Le TMS aide à optimiser les itinéraires de transport, à choisir les fournisseurs les plus avantageux et à surveiller la flotte, réduisant ainsi les coûts de transport. La gestion des tarifs et la possibilité de combiner plusieurs expéditions permettent d’optimiser les chargements, de réduire le nombre de trajets nécessaires et de prévenir les pannes imprévues grâce à la maintenance prédictive.
Cette approche permet de contenir les coûts d’exploitation, d’améliorer la rentabilité de l’entreprise et d’accroître la compétitivité sur le marché.
2. Visibilité et contrôle
Grâce à la traçabilité en temps réel, les entreprises peuvent surveiller à tout moment la position des véhicules et des marchandises, ce qui leur permet d’intervenir rapidement en cas de retards ou d’imprévus, améliorant ainsi la qualité du service.
La visibilité complète sur les opérations de transport renforce la confiance des clients et améliore leur expérience, car ils reçoivent des mises à jour constantes sur leurs livraisons.
3. Conformité aux réglementations
Le secteur des transports est soumis à des réglementations strictes, tant au niveau national qu’international. Les logiciels de transport et de logistique aident à gérer les autorisations, les documents et les certifications, garantissant ainsi que chaque expédition respecte les exigences légales.
En respectant la conformité réglementaire grâce au TMS, vous réduisez le risque de sanctions et d’amendes pour non-respect des délais ou non-conformité, ce qui améliore la réputation de votre entreprise et réduit les coûts liés aux erreurs réglementaires.
4. Efficacité opérationnelle
L’automatisation des opérations réduit les délais de traitement, élimine les tâches manuelles et améliore la productivité de toute l’équipe. Le TMS s’intègre également à d’autres systèmes d’entreprise, garantissant un flux de travail ininterrompu.
L’utilisation d’un logiciel de gestion des transports augmente l’efficacité globale, permettant aux entreprises de gérer un plus grand volume d’expéditions avec les mêmes ressources, améliorant ainsi leur capacité à mieux répondre aux besoins des clients.
Quelles sont les principales fonctions d’un système de gestion des transports ?
Examinons maintenant les principales fonctionnalités du TMS VoxFret.
Gestion optimisée des dossiers de transport
La création et l’actualisation des dossiers de transport s’effectuent de manière automatisée à partir de logiques algorithmiques avancées et de l’IA. Les champs se complètent automatiquement à partir des documents ou des emails entrants, des modèles de dossiers s’adaptent aux typologies d’opérations et les données saisies font l’objet de contrôles automatiques afin de limiter les incohérences opérationnelles.
Traitement intelligent des documents
Les documents logistiques font l’objet d’une lecture automatisée visant à extraire les informations exploitables. Les CMR, factures ou ordres de livraison numérisés sont identifiés, analysés puis rattachés aux dossiers correspondants avec un taux de reconnaissance dépassant 94 %, permettant un traitement rapide sans ressaisie manuelle.
Suivi en temps réel avec VoxTrack
Le suivi des expéditions repose sur une géolocalisation GPS associée à des notifications événementielles. L’application VoxTrack, accessible sur Android et via navigateur web pour les conducteurs, permet la transmission d’une preuve de livraison digitale ainsi que l’émission d’alertes automatiques lors des phases d’enlèvement et de livraison.
Accès mobile via VoxLive
L’accès aux données opérationnelles reste disponible en mobilité grâce à VoxLive. Les responsables logistiques disposent d’une application Android et iOS permettant la réception de notifications instantanées ainsi que la consultation en direct des statuts et des anomalies détectées sur les transports en cours.
Facturation automatisée et paiements SEPA
La chaîne financière est directement intégrée au système logistique. Les factures sont générées automatiquement à partir des données de transport, les règlements s’effectuent via virements SEPA et le rapprochement bancaire s’opère sans outil externe.
Suivi de l’activité et des indicateurs de performance
Des modules analytiques permettent un pilotage précis de l’activité transport. Les tableaux de bord se personnalisent selon les besoins opérationnels, les KPI liés aux délais, coûts, retards ou volumes sont analysés en temps réel et des rapports automatisés peuvent être diffusés aux équipes ou à la direction.
VoxMail IA : automatisation des demandes d’expédition
Les emails entrants sont analysés par l’IA afin d’en extraire les informations nécessaires à la création des dossiers de transport. L’intégration avec Gmail et Outlook permet un traitement automatique des demandes reçues par mail, réduisant fortement les ressaisies et accélérant les cycles opérationnels.
Calcul des distances et de l’empreinte CO₂
Le système intègre un module de calcul environnemental mesurant les kilomètres parcourus, les temps de trajet et les émissions de CO₂ associées. Des rapports environnementaux peuvent être générés à destination des clients ou dans le cadre d’audits internes.
Voxia : Assistant vocal intégré
Un assistant vocal sert à interroger le TMS et à accéder rapidement aux données clés. Les commandes vocales restent disponibles en continu et permettent d’obtenir des informations telles que l’état des livraisons du jour ou la liste des factures en attente, réduisant le temps consacré à la recherche d’informations.