Dans la vie des syndics, l’assemblée générale est un moment très important. Au cours de celle-ci, il y a un grand nombre de décisions à voter dans un temps limité. C’est donc un exercice qui peut s’avérer périlleux, même pour les plus expérimentés. De nombreux actes doivent être posés, comme l’accueil et l’émargement des copropriétaires, le comptage des votes, la répartition des tantièmes et l’édition des procès-verbaux dans le strict respect de la loi. Pour simplifier le processus, il est bon d’avoir recours au vote en ligne. C’est une excellente solution pour réaliser dans les meilleures conditions les assemblées de copropriétaires.
L’électronique pour gagner en efficacité lors des assemblées générales des copropriétaires
En optant pour le vote en ligne, les copropriétaires peuvent voter avec plus d’efficacité pour la prise de nouvelles décisions en assemblée générale. Ce système permet à chaque copropriétaire de voter depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Selon l’ordre du jour, il sera possible de renseigner les tantièmes ainsi que les clés de répartition par mandataires. Le vote en ligne permettra de réaliser de façon optimale tous les actes électoraux qui s’imposent pour valider les décisions prises lors de la réunion des copropriétaires, que celle-ci soit publique ou privée. Les procédures de dépouillement du vote seront automatisées. Grâce à un écran, les votes pourront s’afficher en direct. Concernant cet affichage, celui-ci se fera instantanément en nombre de voix, en pourcentage et selon les tantièmes. En outre, le recours à l’électronique permettra de faire facilement les comptes rendus de séance et d’établir au mieux les procès-verbaux automatiques et complets.
Le choix d’un opérateur pour la mise en place du vote en ligne
Pour l’utilisation du vote en ligne lors des assemblées générales des copropriétaires, il est indispensable de choisir un opérateur. C’est ce dernier qui proposera une plateforme en ligne pour les opérations de vote qui se tiendront. Le prestataire importera sur son site la liste des propriétaires, ainsi que la copropriété et l’appartenance à des sous-communautés, les ménages, les places de parking, les garages, les ascenseurs ou encore l’aménagement et l’entretien des extérieurs. C’est également lui qui calculera le quorum et les tantièmes des votes. La plateforme de l’organisme de vote en ligne permettra un émargement automatisé et proposera une option de signature électronique.
Le prestataire configurera son système de vote en ligne en fonction des règles établies par le syndic. Il est possible que la majorité simple soit décidée pour les décisions qui sont relatives à l’entretien courant à l’administration générale de la copropriété. Par contre, la majorité absolue peut être retenue pour les décisions qui ne relèvent pas de la simple gestion courante de l’immeuble. En outre, il est possible que les copropriétaires aient opté pour le vote à la double majorité et qualifié pour les décisions les plus importantes. Dans tous les cas, quelles que soient les règles mises en place, le prestataire adaptera sa plateforme de vote en ligne à celles-ci.
A la fin, le procès-verbal est généré automatiquement. Il apparaitra sur la plateforme la liste de chaque décision inscrite à l’ordre du jour, ainsi que le résultat du vote. Aussi, le procès-verbal mentionnera les noms des copropriétaires qui étaient contre une certaine décision et les réserves formulées par ces derniers.
Les actes à poser avant et après la réunion des copropriétaires
Pour que l’organisme de vote en ligne vous fasse profiter au mieux de son expertise, il faut que certains actes soient posés avant et après votre assemblée générale. Cela dit, il doit être au cœur de l’organisation de la rencontre des copropriétaires du syndic. Avant l’AG, il est nécessaire de dresser la liste des copropriétaires qui seront présents, d’être bien situé sur le détail des tantièmes, d’établir la liste des décisions à voter, de préciser le lieu, la date et les contraintes techniques du rendez-vous ainsi que les clés de répartitions. Toutes ces variables sont prises en compte par le prestataire pour configurer au mieux son système de vote en ligne. Après la réunion des copropriétaires, le PV de la séance compilant toutes les décisions est élaboré et peut être proposé au format Excel ou PDF. Une signature immédiate post AG est nécessaire pour entériner toutes les décisions votées en toute transparence.