Le BPM vise à analyser les différents processus primaires, secondaires et de support de l’entreprise en vue de les améliorer. Il s’agit d’une démarche permettant l’enchainement d’activités qui produit un résultat donné à partir de flux entrants.
Définition du BPM
Le BPM est l’acronyme de « Business Process Management », ce qui signifie en français « gestion des processus métiers ». C’est un système dont l’objectif est d’améliorer de façon continuelle la performance et la qualité des processus de sorte à les rendre plus fluides, agiles, rapides, robustes et fiables.
Le BPM est basé sur la modélisation et l’informatisation des processus. Il consiste à formaliser et enchainer des tâches, à échanger des données entre les systèmes d’informations, à faire des sorties d’états et à effectuer le pilotage des processus.
Des changements interviennent en permanence dans la vie d’une entreprise. On note une évolution constante des processus métiers au gré des décisions stratégiques et de l’influence de l’environnement. Le recours au BPM permet de maitriser ces processus et d’atteindre de manière efficace et efficience les objectifs assignés. C’est une démarche qui contribue à la transformation digitale de l’entreprise.
Les bénéfices du BPM
La mise en œuvre du BPM contribue à la prise de contrôle de la performance de l’organisation et au renforcement de sa compétitivité. Les bénéfices qui en découlent sont nombreux. Les processus de l’entreprise gagnent notamment en agilité. En effet, la connaissance de chaque étape est plus fine. À cela s’ajoutent les outils de la BPM et la digitalisation qui permettent de recomposer les processus afin de profiter de nouvelles opportunités ou de s’adapter à des contraintes. On note également un gain de productivité du fait de l’amélioration permanente de l’excellence opérationnelle. Aussi, la qualité est au rendez-vous puisque la conformité des livrables est maitrisée. En outre, l’organisation est efficiente, ce qui favorise une réduction des coûts.
Par ailleurs, la mise en œuvre du BPM améliore l’expérience client par la délivrance d’une prestation de qualité. Aussi, l’expérience utilisateur est améliorée du fait d’un confort en interne dont bénéficient les collaborateurs dans la conduite de leurs différentes missions.
Les étapes d’un projet BPM
Pour mettre en place un projet BPM, il est nécessaire de passer par plusieurs étapes. Notez qu’il s’agit d’un cycle qui repose sur une démarche d’amélioration perpétuelle, l’objectif étant d’optimiser sans cesse l’organisation. Aussi, cela permet de réduire l’écart entre le résultat attendu et les performances constatées. Les points suivants doivent être considérés pour la mise en œuvre d’un projet BPM :
Le diagnostic de l’organisation : cette étape consiste à étudier l’existant et à identifier et choisir les processus métiers prioritaires. Pour cela, il est nécessaire de tenir compte de l’impact de ces processus sur la performance globale de l’entreprise et sur leur alignement avec la stratégie élaborée.
L’analyse du processus : il est question ici de réaliser un état des lieux de l’existant. Pour cela, des observations directes des opérations sont faites, de même qu’une étude de la documentation et des interviews. Aussi, à cette étape, l’entreprise doit avoir une vision claire sur les différentes phases du projet, les intervenants, les éventuels dysfonctionnements et risques et les améliorations qui peuvent être effectuées. L’élaboration d’un diagramme de flux est envisageable pour mieux orienter l’analyse. En outre, une cartographie des processus peut être réalisée afin d’avoir une vision exhaustive du fonctionnement de l’entreprise.
Conception : à ce niveau, on s’intéresse à la construction du nouveau processus. En fonction du projet, il peut s’agir de la re-conception d’une organisation existante. Dans tous les cas, la finalité est de construire un processus d’un point de vue managérial et organisationnel qui sera ensuite intégré dans les systèmes d’information.
L’exécution : après le paramétrage de l’outil BPM, on procède à son exécution. Concrètement, on le fait entrer en production afin de mettre en marche le processus.
La surveillance : à cette étape, des tableaux de bord et bien d’autres outils de reporting sont utilisés afin de piloter la performance et avoir la certitude que celle-ci colle parfaitement avec les objectifs de l’organisation. Il est nécessaire de surveiller la bonne marche du processus, d’anticiper les dysfonctionnements et de collecter des informations afin de faire une amélioration.
Optimisation : c’est l’étape de l’amélioration. Cela passe par l’exploitation des données de surveillance et la prise en compte de divers autres indicateurs.