Les services de secrétariat sont une partie très importante dans toute entreprise notamment dans le domaine de la santé. D’ailleurs, les professionnels de santé ont deux choix pour gérer leurs services administratifs à savoir recruter un secrétaire en interne ou se tourner vers l’externalisation. Cette dernière consiste à confier le secrétariat médical de son cabinet à un prestataire expérimenté dans le domaine.
Les avantages d’un secrétariat médical interne
Les secrétariats médicaux internes constituent une partie particulièrement importante dans l’industrie de la santé. Ils sont effectivement chargés de gérer les activités quotidiennes des hôpitaux, des cliniques et des dispensaires, et veillent à ce que :
- tous les dossiers médicaux soient sécurisés et à jour ;
- toutes les informations nécessaires sont recueillies et triées ;
- les besoins des patients sont satisfaits.
Les secrétaires médicales internes apportent leur soutien aux professionnels de santé en les aidant à effectuer des tâches administratives comme le classement des documents ou le traitement des demandes d’assurance. Ils se chargent aussi de l’accueil téléphonique du cabinet et de la gestion de leurs agendas. Ils peuvent avoir plusieurs missions selon les besoins de l’établissement de santé.
D’ailleurs, le principal avantage d’avoir un secrétariat médical interne est qu’il s’agit souvent de professionnels bien formés. De plus, il n’est pas rare qu’ils aient déjà travaillé dans le domaine pendant des années avant d’être embauchés par votre cabinet. Certains ont également obtenu des licences qui leur permettent d’exercer légalement leur profession dans la plupart des pays du monde.
Un autre avantage du secrétaire médical interne est qu’il/elle connaît souvent des personnes du secteur ayant travaillé dans d’autres organisations. Cela signifie qu’il/elle sait qui contacter pour poser certaines questions ou résoudre des problèmes que vous pourrez rencontrer en cours de route. Toutefois, l’inconvénient de ce service réside dans le fait que son coût est relativement élevé.
D’après une étude réalisée par l’URPS (Union Régionale des Professionnels de Santé), les médecins ou spécialistes consacrent entre 10 et 15 % de leurs recettes brutes dans la rémunération d’un secrétaire médical. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles de plus en plus d’organismes de santé se tournent vers le télésecrétariat médical afin d’optimiser leurs coûts.
Les avantages du télésecrétariat médical
Comme son nom l’indique, ce service englobe l’ensemble des activités d’un secrétariat, mais réalisées à distance. À l’exemple du traitement des appels téléphoniques, de la gestion d’agenda et de la prise en charge de certains services administratifs entre autres. D’ailleurs, il faut savoir que le télésecrétariat médical est un excellent moyen d’accroître l’efficacité et la productivité de votre structure médicale. Cela permet non seulement d’alléger votre charge de travail, mais aussi de vous focaliser davantage sur votre patientèle.
Voici donc un aperçu sur les avantages du secrétariat médical à distance :
- Vous pourrez pleinement vous concentrer sur votre cœur de métier à savoir soigner vos patients puisque vos consultations ne seront plus interrompues par les appels.
- Votre cabinet médical peut être joignable à toute heure de la journée et même pendant les week-ends ou les jours fériés, car certains prestataires proposent des services 24 h/24 et 7 j/7 aussi bien de jour comme de nuit.
- Vous ferez des économies non négligeables à propos des charges salariales puisque vous n’aurez plus à recruter ou former des employés. Vous paierez uniquement le prestataire en fonction des prestations et objectifs à atteindre.
Pour bénéficier d’un traitement de qualité, vous devez vous assurer que le prestataire avec qui vous collaborerez est spécialisé dans votre domaine et qu’il peut répondre à vos attentes. Pensez d’ailleurs à rédiger un cahier des charges si vous prévoyez d’externaliser votre secrétariat médical.
Comment choisir entre la gestion interne du secrétariat et le télésecrétariat médical ?
La gestion du secrétariat médical est un processus complexe qui implique de nombreux aspects différents à prendre en compte. Votre choix dépendra effectivement de vos besoins, de votre budget et de vos préférences. De plus, vous devez déterminer si vous avez besoin d’un secrétariat médical à temps plein ou à temps partiel.
Dans le cas où vous souhaiteriez engager un employé qui fera tout pour vous, un secrétariat médical interne est la meilleure option pour vous. Tandis que si vous voulez un expert qui vous aidera à résoudre les problèmes et à apporter des solutions, le télésecrétariat médical est plus approprié.