C’est une nécessité pour toute entreprise de faire de l’archivage. Au-delà du fait que cela s’impose pour respecter une obligation légale, cette démarche assure une bonne organisation. Il est ainsi plus facile de retrouver chaque document produit ou reçu. Mais l’archivage doit se faire dans les règles de l’art, ce qui implique le déploiement de moyens adaptés aux documents, qu’ils soient sous forme papier ou sous forme numérique. De nombreux avantages en découlent, même si quelques inconvénients sont à relever.
Avantages de l’archivage en général
L’archivage, qu’il soit physique ou numérique, est avantageux en plusieurs points. Il est élaboré dans le respect de vos obligations en conservant vos documents pendant la durée de l’archivage légale. Cela est possible tout en protégeant vos droits et en vous donnant la possibilité de produire des documents à valeur probatoire. Vous pourrez maîtriser tous vos risques et préserver la pérennité de votre activité.
L’archivage est envisageable en vue de pérenniser votre patrimoine documentaire. Il facilite l’exploitation des documents dans la conduite courante de votre activité. Vous pourrez ainsi accéder plus facilement et rapidement aux dossiers de vos clients, ce qui vous permettra d’assurer un traitement parfait de leurs demandes.
Un bon archivage créera de la valeur ajoutée à votre organisation. En effet, vous gagnerez en efficacité et en temps. En plus, vous optimisez vos surfaces de stockage. Cela aboutira à la satisfaction de votre clientèle.
Retenez que les archives jouent une triple fonction : elles sont un vecteur de communication, un moyen de preuve et un outil de mémoire.
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Avantages particuliers de l’archivage numérique
Dans les entreprises, les documents numériques sont de plus en plus produits. Il faut donc penser à les archiver. L’archivage numérique est indispensable, car les avantages qui en sont issus sont nombreux.
Une politique d’archivage numérique bien ficelée permet de gagner de la place. Par exemple, un disque SSD de 1 tera octet peut contenir des informations qui remplissent une salle d’archives de 43 000 mètres carré. L’archivage numérique fait également gagner du temps. En effet, on met moins de temps à rechercher, à trier ou à détruire des documents. On gagne aussi de l’argent, car les coûts liés à l’usage du papier sont réduits. Par exemple, il n’est plus nécessaire de faire de l’impression avant d’envoyer des contrats, des factures ou d’autres justificatifs.
L’archivage numérique réduit les risques de destruction de l’information par les dégâts des eaux ou par le feu. La manipulation des documents est facilitée, de même que le partage de l’information, car c’est à partir d’un terminal pouvant être à n’importe quel endroit que les données numériques sont accessibles. En outre, l’accès aux données archivées est contrôlé et parfaitement sécurisé et la restitution de l’information est possible sur une kyrielle de supports.
Inconvénients de l’archivage physique et de l’archivage numérique
Que vous ayez opté pour l’archivage physique ou l’archivage numérique, sachez qu’il y a des inconvénients liés à chaque type d’archivage.
Concernant l’archivage physique, on note qu’aucune administration n’est à l’abri d’un incendie ou d’une inondation. Alors que ce type de catastrophe peut détruire en un laps de temps tous les documents papier conservés dans une pièce. Imaginez ce que représente la destruction par le feu ou par l’eau de plusieurs années de documents stockés depuis des années. Il est ainsi recommandé d’externaliser son archivage physique pour ne prendre aucun risque. Des entreprises se sont spécialisées dans ce type archivage et savent ce qu’il faut mettre en œuvre pour éviter les pertes de documents dues aux catastrophes. Aussi, si vous faites de l’archivage physique au sein de votre organisation, vous risquez d’avoir du mal à retrouver en urgence des documents. La situation sera particulièrement compliquée si vous n’avez pas mis en place une politique de classement de vos dossiers. Retrouver un document aura l’air d’un casse-tête chinois si tout est entassé dans un grand désordre. En outre, à la longue, le problème de place va se poser. Vous manquerez forcément de l’espace à un moment donné. Les documents physiques ont tendance à s’accumuler rapidement, surtout quand les affaires marchent bien. Vous serez très vite débordé. Et si vous ne trouvez pas une solution de gestion efficace de vos archives, vous aurez du mal à vous en sortir avec toute la paperasse éparpillée çà et là.
Quant à l’archivage numérique, c’est une nécessité de bien accompagner, encadrer et former votre personnel afin qu’elle intègre cette nouvelle forme de gestion de documents. Cela peut prendre un certain temps et occasionner des dépenses au cas où des compétences extérieures seraient sollicitées pour une mise à niveau du personnel. Aussi, il est nécessaire d’utiliser un matériel performant et modulable, ce qui peut également engendrer un coût à l’achat, notamment des frais d’entretien. Notez que les dossiers numériques font très souvent l’objet d’attaques de virus qui sont de plus en plus virulents. L’installation de programmes spécifiques s’avère donc nécessaire pour les combattre, ce qui n’est pas sans coût. En outre, le matériel informatique n’est pas à l’abri de vol. Une entreprise peut se retrouver en très grande difficulté si elle se fait dérober les supports physiques sur lesquels sont stockées toutes les données liées à ses affaires en cours et à son histoire.
Quel que soit le type d’archivage, il est impératif de prendre des mesures de sécurité strictes pour conserver idéalement les documents archivés. En ce qui concerne l’archivage physique, la meilleure solution est de l’externaliser en ayant recours à une entreprise spécialisée. C’est véritablement le choix de la tranquillité.
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